הסיפור של נאות סמדר: כוחה של תשומת לב בניהול

לפני כמה שנים יצאתי למדבר, לקיבוץ נאות סמדר. זו קהילה קטנה יחסית של כ-90 איש שעלו למקום לפני שנות דור, במטרה להקים בית ספר חי ללימוד האדם את עצמו. הם נאחזו בקרקע הצחיחה, והקימו נווה מדבר ירוק וחיי קהילה תוססת, הם עוסקים בענפי חקלאות רבים, מגדלים פירות וירקות, תמרים, דיר, גבינות, יין ועוד, הכל בתנאי מדבר קשוחים ועם משאבים צנועים, הכל מתוך התבוננות וקהילתיות וקשיבות לאחר. 

לאחר כשבועיים צחי בן זוגי, התגעגע, ובא לבקר. הציץ – ונפגע. לא רק שהוא התלהב מהמקום, אלא שהדרך שבה מתנהלים בקיבוץ חוללה מהפך בגישתו הניהולית. הוא רופא ילדים ומנהל מנוסה, שעבר תפקידים רבים בצבא ובמערכת הבריאות, בוגר מספר השתלמויות בניהול וקורסי מנהיגות בכירה.

“מדהים איך בכל בוקר, לאחר ארוחת הבוקר, יושבים חברי הקיבוץ, המתנדבים, והשביליסטים – טיילי שביל ישראל – בישיבת צוות, ובה נותנים לאנשים לבחור משימות, ולא מכתיבים להם אותן” אמר בהתלהבות. 

איך נראה מפגש בוקר כזה? קבוצה של יותר מ-100 איש יושבת במעגל. המפגש קצר, בלי הרבה דיבורים. יש אדם או שניים שמובילים את המפגש, “מנהלים” בשפה שלנו, “עושים” בשפת נאות סמדר. הם מקריאים צרכים שונים ובלתי מתוכננים – הדגש הוא בלתי מתוכננים – כלומר מעבר לתפקידים והעבודה השוטפת והקבועה של חברי הקיבוץ. דוגמה לצרכים הללו היא הסעות של אנשים במכונית מהקיבוץ לצומת, שיבוץ מישהו חסר בתורנות מטבח, סחיטת אשכוליות או איסוף תפוחי אדמה מהשדה (שלא יירקבו), קטיף עלי גפן ועוד. אנשים שונים מתנדבים למשימות. 

ומה קורה כשאין מתנדב? בהתחלה יש דממה, ואז הקבוצה הענקית מנסה בזמן קצר להפליא למצוא פתרונות. ראינו אותם משנים לוחות זמנים, מחלקים לשני חלקים את זמן התורנות, ומבררים מה הצרכים של האנשים כך שבכל זאת יוכלו להתנדב. התהליך נעשה בשקט, תוך בירור צרכים אמיתי. לא נתקלנו במקרה שמשימה נותרה יתומה, או שהמוביל נאלץ לקחת אותה על עצמו (גם הוא מחזיק בתפקיד רגיל ובנוסף מכהן כמעין סדרן עבודה). היו פעמים שראינו שמישהו החליף את עושה המפגש בתפקידו בהובלת מפגש הבוקר הזה. זו דוגמה לתהליך שהוטמע כחלק מתרבות של מקום, והוא עצמו גם מחזק אותה. תהליכים צריכים להתאים לתרבות ולערכים ולתמוך בהם.

“מה היה קורה אם במקום להטיל משימות ופרויקטים על הרופאים שלי, הייתי נותן להם לבחור בצורה וולונטרית”, שאל צחי, שתמיד מעמיס על עצמו כפול מאשר על אנשיו. שאל ויישם. “אנשים במרפאה באמת לקחו על עצמם יותר”, אמר לי בהתפעלות לאחר מכן. 

הסיפור על נאות סמדר הוא דוגמה קלאסית של “לנהל פחות”. מחקרים מראים כי לאנשים יש צורך עמוק ביותר אוטונומיה, בחופש לבחור. עובדים ישמחו לבחור בעצמם מטלות ולא רק שיטילו אותן עליהם. לבחירה וולונטרית, בניגוד להורדת הנחיה, יש יתרון: העובד אומר לעצמו “אני בחרתי” ולא “הפילו עלי תיק”. כשאנו בוחרים – אנו מבצעים את הדברים בצורה טובה יותר. חשוב לעשות זאת כשזה מתאים.

דבר שני שאפשר לראות בניהול שם, מעבר לוולונטריות, הוא גמישות. הקיבוץ מתנהל כמשק המספק לעצמו את רוב צרכיו. העונתיות (ענפי המשק חיים לפי עונות, וכך גם התוצרת שנגזרת מהם) יוצרת ריבוי משימות עם דד-ליין. למרות זאת אין נוקשות, אין אווירת לחץ או דחיפות – יש אווירה של שיתוף פעולה ואחריות משותפת. 

גם שם למדתי שדחיפות, ליבת תורת הובלת השינויים של ג’ון קוטר, לא תמיד נדרשת. היא חשובה בצוותי הקמה או כשיש צורך להוביל שינוי ולייצר פריצת דרך, אולם חשוב שהיא תהיה תחומה בזמן. ריבוי שימוש בדחיפות שלא במקומה עלול ליצור מתח מיותר, סטרס, תחלואה ואובדן ימי עבודה. בנוסף העובדים יזלזלו במשימות אם תגדירו את כולן כדחופות. הכי טוב שהדחיפות נוצרת מאליה – מקיומם של לוחות זמנים (עונתיים בנאות סמדר, כרוכים בעשייה שלכם במקומות אחרים). דווקא הגמישות מאפשרת התמודדות נינוחה וטובה עם הדחיפות, מה שמאפשר ניהול בתשומת לב, והחזקה ממושכת וארוכת שנים של כל כך הרבה משימות.

הדבר השלישי, והמרכזי בקיבוץ, הוא ניהול המתבסס על תשומת לב. זה סיפור גלובלי. לדוגמה העיתונאי תומס פרידמן קרא לרב המכר שלו על העולם הממהר “תודה שאיחרת” כי הוא מצא שכשאנשים מאחרים לפגישות אתו מתפנה לו זמן להקשיב לשיחות בשולחנות שסביבו, זה מעשיר ומחדד את הידע שלו על הסיטואציה, והרבה מעבר לה, על הלכי הרוח. זה דורש תשומת לב לא מוסחת.

באחד הימים כשעבדנו בדיר בנאות סמדר, שוחחנו עם אדווה לץ, מנהלת צוות הדיר. היא אמרה “כללים נועדו להחליף משהו בסיסי ופשוט הרבה יותר – תשומת לב. רוב הכללים לא נדרשים כשמופנית תשומת לב, הרי ברור שצריך לסגור את השער, אחרת העזים יברחו, ולכסות את התערובת – אחרת הציפורים יאכלו אותה – אני מעדיפה להוביל עם תשומת לב ולא עם כללים”.

המשפט הזה נחרט בי. הבנתי שכללים פעמים רבות מחליפים את תשומת הלב, ושתשומת הלב דורשת קשיבות וערנות. 

תשומת לב חשובה הרבה מעבר לניהול. לאיכות חיים. חוקר האושר ניק מרקס, שפיתח את מדד הפלנטה המאושרת, מצא שנוכחות וערנות לרגע הזה היא אחת מחמש פעולות קונקרטיות המגבירות אושר ואיכות חיים (יחד עם למידה, נתינה, פעילות פיזית, וקשרים עם אנשים משמעותיים). 

אם כן ניהול בתשומת לב יכול להפחית נהלים, הבנתי, ונזכרתי איך בתקופת בטרם נתתי תחום אחריות לאחד מחברי ההנהלה, אלכס אוביל, את נושא פיתוח והטמעת הנהלים. בסוף היה לנו תיק נהלים לתפארת, אפילו היה לנו “נוהל נהלים”, שעיקרו מתי ואיך יוצרים נוהל חדש. היה לנו אפילו “נוהל אבל” מה עושים במקרה שעובד איבד אדם יקר לו: הנוהל קבע שהארגון ישלח נציג הנהלה להלוויה, ואפילו פירט את גודל זר הפרחים. לא זו בלבד, חיברנו אפילו נוהל שמחה – שקבע מה גובה המתנה הארגונית לאירוע של חתונה, ברית מילה או בר מצווה, כן ירבו. 

הגזמנו קצת. בטרם הוא ארגון קטן, וברור מה צריך לעשות, מספיקה תשומת לב, לא באמת צריך נוהל אבל או שמחה. נכון, בארגונים ענקיים יש צורך בנהלים שכאלה, זה יוצר האחדה בהתייחסות הארגונית לעובדים, ומונע טעויות של משאבי אנוש. אבל בארגון הקטן שלנו, 45 עובדים בשיא, זה היה מיותר. ובין כה וכה מה שחבר הצוות באמת צריך זה שעמיתיו ישמחו בשמחתו או יצטערו ויבואו לנחם אותו בצערו – הוא לא באמת זקוק לנוהל.

בארגון קטן מספיקה שגרת ניהול שתגובה בנהלים: נהלי אבטחת איכות, נהלי בטיחות, פרוטוקולים לייצור או פרוטוקולים רפואיים. נהלים מקלים על החלטות, הם משולים לאלגוריתמים פשוטים ובינה מלאכותית יכולה לבצע אותם. 

חלק גדול מהנהלים והחוקים באים בשל הצורך של האדם בשליטה, בסדר בתוך חייו ובתוך המערכת שאותה הוא מוביל, מול אי הסדר והכאוס של המציאות הבלתי צפויה. למרות שנהלים יכולים לסייע, חשוב להבין שהם אינם תחליף להקשבה ולתשומת לב. קל יותר לבנות נהלים מאשר לנהל עם תשומת לב, ודאי בעידן של גירויים והסחות דעת גוברות. (בדיוק בעודני כותבת את המילים הללו הגיעה עוד הסחת דעת במייל, קיבלתי את הטיפ היומי מ”הרווארד ביזנס רוויו”, ואיזה צירוף מקרים נכתב שם ש:The Best Leaders Know How to Really Listen, המנהיגים הטובים ביותר הם אלה שיודעים באמת להקשיב).

איתכן ובשבילכם

ד”ר מיכל חמו לוטם

מאי 2020

 

ד”ר מיכל חמו לוטם היא יועצת אסטרטגיה וחדשנות ומרצה על במות בארץ ובעולם. היא מביאה שתי התמחויות בעתידנות רפואית ובניהול ומנהיגות. סיפרה ‘צוותים מנצחים’ עומד לצאת בהוצאת מטר. מלווה מנהלים וארגונים, ומביאה את העתיד אליהם, ואותם אל העתיד.

לתיאום תהליך ייעוץ, הרצאה/סדנה, או מפגש ייעוץ אישי אסטרטגי – כאן.

עוד משהו: כיום מנכל”ית מייסדת של אושיה – נשים מובילות בריאות. רופאת ילדים, כיהנה כסגנית נשיא לחדשנות בשיבא, כמנכ”לית מייסדת של המכון למנהיגות וממשל בג’וינט, וכמנכ”לית מייסדת של ארגון בטרם לבטיחות ילדים, והייתה שותפה להקמת ארגונים ומיזמים רבים.

0 תגובות

השאירו תגובה

רוצה להצטרף לדיון?
תרגישו חופשי לתרום!

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *

*